Табель, который больше не сводят вручную

Пришли к нам с табелем. Четыре площадки пекарен, на каждой проходная по лицу уже стояла, события входа-выхода копились, но дальше упирались в бухгалтерию. Табельщик в конце месяца выгружал логи в Excel, сводил руками в Т-13, считал часы и забивал в 1С:ЗУП 8.3. Три дня на сведение, и всё равно споры: «я был, у вас не отметилось».

Задача звучала просто — пусть проходы сами становятся фактическими часами в ЗУП. На деле простой она не была. Лицо фиксирует моменты: вошёл в 7:58, вышел в 17:12. А зарплате нужны не моменты, а отработанные часы по дням, с кодами явки, и чтобы Т-13 закрывался без ручной правки.

Сделали выгрузку из системы проходной в ЗУП по расписанию, раз в сутки ночью. Каждый день сворачивали пары вход-выход в отработанное время и раскладывали по табельным номерам, сматчив их с физлицами в базе ЗУП по тем же ИД, что у кадровиков. Первый прогон дал кашу, и тут начались грабли.

Округление. Человек приложился в 7:58 и в 8:01 — система плодила лишние минуты, бухгалтерия хотела ровные интервалы по графику. Завели правило округления к плановому началу смены и порог опоздания: до пяти минут — норма, дальше уже опоздание с пометкой. Обед — вторая засада. На одной площадке на обед выходят через ту же проходную, и эти проходы система считала уходом с работы. Научили вычитать обеденный интервал по графику, а не по каждому хлопку турникета.

Дальше ночные смены и переработки. Пекарня печёт ночью, смена переходит через полночь, и наивная логика «вход и выход в одни сутки» ломалась — выход падал на следующий день, день оставался без пары. Переписали так, чтобы смена сшивалась по графику, а не по календарной дате, и ночные часы шли своим кодом. Переработку считали как факт сверх планового графика и отдавали отдельной строкой, чтобы бухгалтерия видела её, а не зашивала в общие часы.

Главная же боль — «забыл отметиться на выходе». Человек ушёл через ворота для машин или в суете не попал в кадр, и пара не закрывается. Раньше это был открытый день в табеле. Сделали так: незакрытые проходы не уходят в ЗУП молча, а падают мастеру смены списком на следующее утро — он подтверждает или правит руками. Спорных случаев осталось немного, но они теперь видны сразу, а не всплывают в день зарплаты.

По итогу табель в Т-13 закрывается фактическими часами из проходной, в ЗУП они приезжают сами, табельщика на сведение больше не держат — освободившегося человека перевели на кадровый учёт. Приписки «отметься за меня» отвалились ещё на этапе лиц, а теперь и часы перестали быть предметом спора: что система зафиксировала, то и в расчётке.